Anlage von SEPA-Lastschrift Mandaten

Was bedeutet das Mandat für die Nutzung des Finanzmanagers?

Die SEPA-Lastschrift im privaten Bereich (Einzug von Mieten, Vereinswesen) nennt man Basislastschrift oder CORE. Die Firmenlastschrift wird auch als Business to Business (B2B) bezeichnet.Liegt Ihnen im privaten Bereich eine Einzugsermächtigung vor, so gilt sie auch unter SEPA und kann als Mandat übernommen werden. Ziehen Sie im geschäftlichen Bereich Lastschriften ein, so müssen Sie die verwendeten Abbuchungsberechtigungen in Form eines Mandats erneuern, auch wenn Sie Ihnen bereits in schriftlicher Form vorliegen.

Sowohl die Basis-, als auch die Firmenlastschrift kann als einmalige oder als wiederkehrende Lastschrift erstellt werden. Entsprechendes gilt für die zugrunde liegenden Mandate.

Wo finde ich Mandate im Finanzmanager?

Das Mandat gehört zum Empfänger (Zahlungspflichtigen). Die Erfassung und Verwaltung von Mandaten wird aus diesem Grund in der Empfängerverwaltung angeboten.

Initial werden Sie eine leere Liste vorfinden. Über die Funktion „Neu“ in der OFML wird der Assistent zur Anlage von Mandaten gestartet.

Auswahl Empfänger/Adressaten im Mandatsassistenten

Der Assistent startet zur Anlage eines oder mehrerer Mandate mit der Auswahl der Adressen. Hier werden Ihnen nur diejenigen Adressen zur Auswahl angeboten, die über IBAN und BIC verfügen.

Wählen sie in dieser Liste die Zahlungspflichtigen aus, für die Sie ein Mandat erstellen möchten.

Auswahl der Bankverbindung im Mandatsassistenten

Ein Mandat muss immer gemeinsam mit einer Bankverbindung gespeichert werden. Falls für einen der ausgewählten Zahlungspflichtigen mehr als eine Bankverbindung hinterlegt ist, erscheint ein Dialog, in dem Sie entscheiden, ob der Finanzmanager in diesen Fällen grundsätzlich die Standard-Bankverbindung verwenden soll, oder ob Sie in jedem Einzelfall individuell entscheiden möchten.

Eingabe der spezifischen Mandatsdaten im Mandatsassistenten

Diese Seite des Assistenten dient der Erfassung der spezifischen Mandatsdaten:
Hier legen Sie fest, ob es sich um ein Mandat für eine Basis- oder Firmenlastschrift handelt und ob die Lastschrift wiederkehrend oder einmalig ausgeführt werden soll.
Status und Datum werden vom System vergeben. Das Ausstellungsdatum ist mit dem Tagesdatum vorbelegt, kann aber später für den einzelnen noch geändert werden. Die/eine Gläubiger-Identifikation muss ausgewählt werden.

Mandatsgruppe zuweisen im Mandatsassistenten

Nehmen wir an, Sie hätten zu Beginn des Assistenten in der Liste der Adressaten die 40 Mitglieder Ihres Vereines ausgewählt, für den Sie die Geldgeschäfte führen. Diese Mitglieder zahlen alle den gleichen Beitrag, der bei allen jährlich zum gleichen Fälligkeitsdatum eingezogen wird.
Dann empfiehlt es sich an dieser Stelle, diese Mitglieder zu einer Mandatsgruppe zusammenzufassen und dieser Gruppe einen gemeinsamen Namen zu geben.

Die Vergabe einer Mandatsgruppe ist freigestellt, sie kann Ihnen aber bei der Erstellung von Lastschrift-Buchungen viele Arbeitsschritte abnehmen. Wird eine Gruppe ausgewählt oder neu angelegt, dann wird sie allen Mandaten, die sie gerade im Assistenten erzeugen, zugewiesen.

Die Vergabe eines Gruppennamens verhindert nicht den Zugriff auf einzelne Mandate aus dieser Gruppe. Jedes Mandat kann nach wie vor individuell verwendet werden.

Vorteile von Mandatsgruppen

Mit Hilfe der Mandatsgruppen erleichtert der Finanzmanager die Erstellung von Lastschrift-Buchungen. Dies gilt für wiederkehrende Lastschriften für eine „Gruppe“ von Zahlungspflichtigen, deren Buchungsdaten (Höhe des einzuziehenden Betrags und Datum der Ausführung) identisch sind. So kann die Mandatsgruppe wie im vorherigen Beispiel die Mitglieder eines Vereins zusammenfassen.

Vereinsbeiträge werden in der Regel in einem bestimmten Turnus abgebucht – genau das kann die Regelmäßige Buchung. Sie haben die Mandate für Ihre 40 Vereinsmitglieder in zwei Mandats-Gruppen aufgeteilt: 30.- Euro Basisbeitrag und 50.- Euro Familienbeitrag – die Namen dieser Gruppen können Sie beliebig wählen. Nun können Sie mit der Regelmäßigen Buchung für jede Gruppe eine SEPA-Lastschrift erstellen. Sie erstellen und speichern also zwei Regelmäßige Buchungen anstelle von 40.

Vergabe der Mandatsreferenz im Mandatsassistenten

* fortlaufende Nummer
Sie besteht aus zwei Teilen, einem Text-Teil und einem Ziffern-Teil. Der Textteil zeigt drei Stellen, die Sie frei vergeben oder leer lassen können. Der Ziffern-Teil wird automatisch hochgezählt.

* definiertes Finanzmanager-Feld
Zurzeit steht die Kundennummer zur Verfügung.Bitte beachten Sie: Bei Verwendung der Kundennummer, bietet der Finanzmanager diese Option nur, alle ausgewählten Adressen über einen Eintrag erfügen. Nicht erlaubte Sonderzeichen werden bei der Erzeugen der Mandatsreferenzen entfernt.

* individuelle Angabe
Diese Option stellt Ihnen die Gestaltung der Mandatsreferenz frei. Es sind maximal 35 Zeichen zulässig. Unerlaubte Zeichen werden automatisch entfernt.